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Location: come rispondere alle prime richieste dell’organizzatore per aggiudicarsi l’evento
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Cosa determina la scelta della location da parte degli organizzatori di eventi? Floor O'polo Verde Donna moss Jeans M08103511035 474 Marc Il costo, sicuramente. E poi l’ubicazione, che tradizionalmente è il secondo fattore più rilevante nel processo di selezione. Ma la competitività delle location, in un mercato sempre più affollato e diversificato, si valuta anche sulla loro capacità di rispondere efficacemente alle prime richieste dell’organizzatore, quelle che vengono poste in fase di ricerca e preventivo e che giocano un ruolo determinante nella possibilità di aggiudicarsi o meno l’evento.

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A dirlo è la società di tecnologie per l’event management Cvent, che nel proprio Global Planner Sourcing Report – condotto intervistando più di 1.200 event planner, prevalentemente corporate, nei cinque continenti – racconta le aspettative degli organizzatori e le ragioni per cui scelgono o scartano una location, con l’obiettivo di aiutare le strutture a identificare i propri punti di forza e debolezza nella prima fase della relazione con i potenziali clienti.

I principali canali di ricerca della location
Una prima considerazione riguarda i canali cui gli organizzatori si affidano per ricercare la location: al primo posto (21% degli intervistati) fra quelli che ne influenzano maggiormente i comportamenti di selezione c’è il “vecchio” passaparola fra colleghi, a conferma del fatto che un cliente soddisfatto è il migliore investimento di marketing. Seguono, con pari quota (16%), i motori di ricerca e i siti web delle singole strutture, dati che ribadiscono l’importanza di investire in un’efficace strategia digital.

Le prime difficoltà degli organizzatori
Se i principali fattori che determinano la scelta della location restano dunque il costo (20% del panel), l’ubicazione (17%) e la disponibilità nelle date richieste (16%), nelle considerazioni sul costo entrano in gioco valutazioni aggiuntive: la trasparenza dei vari prezzi, la tempestività nel rispondere alle richieste di preventivo, l’accuratezza del preventivo stesso, la disponibilità della location a negoziare le tariffe. Tutti aspetti di cui gli organizzatori lamentano la difficoltà e che invece location e alberghi, afferma il report, potrebbero facilmente migliorare con una formazione specifica per lo staff.

Le ragioni per cui una location viene scartata
Gli standard di servizio offerti dalla location nella fase di ricerca e richiesta di preventivo risultano determinanti per l’acquisizione dell’evento: i motivi più comuni per cui gli organizzatori segnalano di avere scartato una location sono infatti la mediocre assistenza ricevuta dal personale commerciale, la mancata comprensione delle esigenze organizzative di base e dei vincoli di budget, la vaga o mancata risposta a domande su specifici aspetti operativi o di costo, l’evidenza di costi nascosti e preventivi poco trasparenti, i tempi lunghi delle risposte. Comportamenti, indica il report, che trasmettono all’organizzatore un messaggio chiaro: “non abbiamo tempo per il tuo evento”.

474 Jeans Floor Donna moss Marc Verde M08103511035 O'polo Perché l’organizzatore non ritorna
La competitività di una location, conclude infine l’indagine, si misura sulla sua capacità non solo di acquisire clienti, ma anche di fidelizzarli, facendoli ritornare con altri eventi. E anche in questo senso è il servizio pre-evento a risultare determinante: i principali fattori che inducono un organizzatore a non tornare in una location sono l’esperienza negativa nel processo di prenotazione, le risposte poco tempestive del commerciale, i costi della location e la sua poca flessibilità a negoziarli. Le caratteristiche strutturali – dimensione e adeguatezza degli spazi, ubicazione, accessibilità – influiscono meno sull’eventuale percezione negativa. Ciò che conta di più, suggerisce la ricerca, è partire da subito con il piede giusto.
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